Hvordan gjennomføre et vellykka arrangement?

Ideen

Hva skal arrangeres? Det kan være lurt å legge ideen inn i arbeidsplanen for lokallag/fylkeslag slik at den ikke blir glemt, gjerne med et tidspunkt for arrangering. Begynn så å tenke på om det er spesielle krav/begrensninger for å kunne arrangere. Et eksempel kan være begrensninger ved leie av lokale, eller krav til antall vakter og alder på disse. Slike spørsmål kan ofte avklares med kommune/politi. Søknadsprosesser i kommune kan være tidkrevende, her er det viktig å være tidlig ute.

Forslag til ulike arrangement for lokallag/fylkeslag

  • Tevlinger/kurs (se eget kapittel om tevling)
  • Bygdefest
  • Friluftsarrangement (fjelltur, skitur, grilling, fotballturnering, akedag)
  • Bygdekino
  • Buss til andre sine arrangement
  • Quiz

Planlegging

Hvordan skal det arrangeres? Uansett hvilket arrangement som skal gjennomføres, er god planlegging noe av det viktigste som gjøres. Det første steget i planleggingsfasen er å få på plass dato og sted for arrangementet. Kommuniser dette ut på nettside/sosiale medier så fort det er på plass. Det vil da være større sjans for godt oppmøte. Sted bør avtales skriftlig mellom arrangør og utleier. Dette for å redusere risikoen for problemer (useriøse utleiere, dobbeltbookinger). Fordeling av arbeidsoppgaver er et viktig moment i planleggingsfasen.

Hvem gjør hva? Man bør også kartlegge tidligere erfaringer med arrangementet. Kanskje dere kan ta lærdom fra andre lokallag/fylkeslag som har arrangert tilsvarende arrangement? Hva gikk bra/hva gikk mindre bra? Dokumenter som sjekklister, vaktlister, innkjøpslister og andre dokumenter kan gjenbrukes, med individuelle tilpasninger.

Budsjett for arrangement kan være et greit hjelpemiddel for å sikre økonomien til lokallag/fylkeslag. Inntekter/deltakerantall bør ikke overdrives, mens kostnadene bør budsjetteres mest mulig realistisk. Usikre kostnader er det lurt å budsjettere litt høyere enn forventet. Etter at dette er gjort bør budsjettert resultat være positivt.

Sjekkliste som viser hva som skal gjøres, hvem som skal gjennomføre og til hvilken tid, bør være neste steg i planleggingsfasen. Denne bør settes opp og fordeles i fellesskap, slik at alle har eierskap til planen (f.eks. på et styremøte). Det må gjøres tilpasninger med hensyn til arrangementets form og karakter.

Gjennomføring

Dagen hvor arrangementet skal gjennomføres. Følg det som er planlagt, og sørg for at det er nok dugnadsfolk til gjennomføringen. Jo bedre planleggingen er gjort, jo friere er arrangøren på dagen for arrangementet. Dersom ting ikke går etter planen – finn problemet, tenk og løs det. Det er viktig å jobbe sammen for å løse eventuelle problemer.

Evaluering

Evaluering må skje i rimelig tid etter arrangementet, slik at alle har arrangementet friskt i minne. Hva gikk bra, og hvorfor? Hva kunne vært gjort annerledes, og hvorfor? Ta lærdom, og husk på dette til neste arrangement. Lurt å lagre dokumentene på en slik måte at man finner de igjen til neste gang, og at andre lokallag/fylkeslag kan bruke denne informasjonen.