Årsmøtesalen

  • Egnet lokale (f.eks. idrettshall) for et årsmøte med plass til ca 200 mennesker.
  • Hovedkomiteen bør stille med noen personer fra dagen før årsmøtet, med ansvar for salen, og mannskaper til å rydde opp etter møtet.
  • Stoler og bord til hele salen og sekretariatet (NBU-kontoret).
  • Kvalitetssikre lydanlegg og videofremvisning.
  • Sikre god ventilasjon i salen, spesielt viktig under møtet.
  • Hjelpe sekretariatet/sentralstyret med å legge ut årsmøtepapirer og annet.
  • Sekretariatet bør ha tilgang til PC med installert printer og kopimaskin medgod kapasitet.
  • Oppheng av bannere fra samarbeidspartnere (ligger i containeren).
  • Oppsett for utstillere langs vegger.
  • To mikrofoner – en til talerstolen og en til ordførerne.
  • Lerret (to) og projektor (vi har én på kontoret i Oslo).
  • Invitere fylkesordfører, ordfører e.l. (den dere ønsker) til å hilse årsmøtet velkommen på morgenen første dag, gjerne i tillegg til HK-leder.
  • Rom/garderober til å låse inn bunader.
Oppsett
  • Alle sitter vendt mot talerstolen i to like store felt med midtgang (se bilde).
  • Scene/podie med bord og stoler for to ordførere, referent og leder.
  • Talerstol ved siden av/på scenen.
  • Hvit papirduk til alle bord.
  • Sentralstyret (utenom leder, referent, ordstyrere og generelsekretær) sitter på de første rekkene på høyre side.
  • Sekretariatet sitter på eget bord på langsiden, gjerne nær utgang.
  • Gjester og presse plasseres primært bakerst i salen, eventuelt på langsiden.

Årsmøtesal 2019

Årsmøtesal illustrasjon

Mat og drikke
  • Enkel frokost begge dager - for eksempel brød og pålegg. 
    • Prøv å få produkter sponset av bedrifter f.eks TINE/Nortura, sjekk om de har nye produkter på markedet som de vil teste ut.
  • Servere lunsj begge dager. Tenk praktisk og rask gjennomføring. Beregn nok mat, og mat som de fleste liker
  • Tilgang på vann og kaffe gjennom dagen
  • Selg gjerne andre produkter i egen årsmøtekiosk
  • Koordinere med forpleiningsnemnda

Bankett

  • Ta kontakt og reis på befaring på ulike lokaler i nærheten av stevneplassen som kan egne seg til bankett og fest. Lokalet må ha plass til minst 200 personer og kan gjerne være litt staselig.
  • Avklare om lokalet stiller med servitører, eller om dette er noe dere trenger dugnadsfolk til.
  • Avklare om maten lages på stedet, dere lager den selv, eller catering.
  • Avklare om det er salg av drikkevarer på stedet, eller om dere kan gjøre dette selv.
  • Sett sammen en passende bankettmiddag. En passende middag er to retter - hovedrett og dessert, eller tre retter - forrett, hovedrett og dessert.
    • 2017: Skinkestek med tilbehør til hovedrett, is med bær til dessert.
    • 2018: Ytrefilet av svin med ovnsbakte poteter, grønnsaker og fløtesaus til hovedrett, gårdsis fra Bamsrudlåven til dessert.
  • Skaffe toastmaster og talere til bankett, gjerne i samråd med NBUs kulturleder.
  • Eventuell transport til/fra bankett. Bestill buss tidlig, og informer både busselskap og deltagere om sted for avgang og tidspunkter.
  • Band/musikk og dansegulv. Bandet bør være noe man kan danse til og som skaper god stemning.

Dette ordner NBU sentralt

  • Invitere gjester og presse. NBU er ansvarlig for sine gjester.
  • Påmelding til årsmøte for deltagere, gjester, stab.
    • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn.
  • Påmelding til årsmøtebankett.
    • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn.
  • Kontoret ordner sanghefter til bankett om ikke HK vil ordne dette selv.
  • Sentralstyret og kontoret ønsker tilgang til årsmøtesalen dagen før og morgenen før møtet.
  • Vegg til å ha bak talerstol.