Årsmøtesalen

• Egnet lokale for et årsmøte med plass til ca 200 mennesker
• Hovedkomiteen bør stille med noen personer fra dagen før årsmøtet, med ansvar for salen, og mannskaper til å rydde opp etter møtet
• Stoler og bord til hele salen og sekretariatet (NBU-kontoret)
• Kvalitetssikre lydanlegg og videofremvisning
• Sikre god ventilasjon i salen, spesielt viktig under møtet
• Hjelpe sekretariatet/sentralstyret med å legge ut årsmøtepapirer og annet
• Sekretariatet bør ha tilgang til PC med installert printer og kopimaskin medgod kapasitet
• Oppheng av bannere fra samarbeidspartnere (ligger i containeren)
• Oppsett for utstillere langs vegger
• To mikrofoner – en til talerstolen og en til ordførerne
• Lerret (to) og projektor (vi har én på kontoret i Oslo)
• Invitere fylkesordfører, ordfører e.l. (den dere ønsker) til å hilse årsmøtet velkommen på morgenen første dag, gjerne i tillegg til HK-leder

Oppsett

• Alle sitter vendt mot talerstolen i to like store felt med midtgang (se bilde)
• Scene/podie med bord og stoler for to ordførere, referent og leder
• Talerstol ved siden av/på scenen
• Hvit papirduk til alle bord
• Sentralstyret (utenom leder, referent, ordstyrere og generelsekretær) sitter på de første rekkene på høyre side
• Sekretariatet sitter på eget bord på langsiden, gjerne nær utgang
• Gjester og presse plasseres primært bakerst i salen, eventuelt på langsiden

Mat og drikke

• Enkel frokost begge dager, prøv å få produkter sponset av bedrifter f.eks TINE/Nortura
• Servere lunsj begge dager. Tenk praktisk og rask gjennomføring. Beregn nok mat, og mat som de fleste liker
• Tilgang på vann og kaffe gjennom dagen
• Selg gjerne andre produkter i egen årsmøtekiosk
• Koordinere med forpleiningsnemnda

Bankett

• Ta kontakt og reis på befaring på ulike lokaler i nærheten av stevneplassen som kan egne seg til bankett og fest. Lokalet må ha plass til ca. 200 personer
• Avklar om lokalet stiller med servitører, eller om dette er noe dere trenger dugnadsfolk til
• Avklar om det er salg av drikkevarer på stedet, eller om dere kan gjøre dette selv
• Passende bankettmiddag
• Skaffe toastmaster og talere til bankett, gjerne i samråd med NBUs kulturleder
• Eventuell transport til/fra bankett
• Band/musikk og dansegulv

Dette ordner NBU sentralt

• Invitere gjester og presse. NBU er ansvarlig for sine gjester
• Påmelding til årsmøte for deltagere, gjester, stab
  • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn
• Påmelding til årsmøtebankett
  • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn
• Kontoret ordner sanghefter til bankett om ikke HK vil ordne dette selv
• Sentralstyret og kontoret ønsker tilgang til årsmøtesalen dagen før og morgenen før møtet
• Vegg til å ha bak talerstol