Årsmøtesalen

• Egnet lokale (f.eks. idrettshall) for et årsmøte med plass til ca 200 mennesker.
• Hovedkomiteen bør stille med noen personer fra dagen før årsmøtet, med ansvar for salen, og mannskaper til å rydde opp etter møtet.
• Stoler og bord til hele salen og sekretariatet (NBU-kontoret).
• Kvalitetssikre lydanlegg og videofremvisning.
• Sikre god ventilasjon i salen, spesielt viktig under møtet.
• Hjelpe sekretariatet/sentralstyret med å legge ut årsmøtepapirer og annet.
• Sekretariatet bør ha tilgang til PC med installert printer og kopimaskin medgod kapasitet.
• Oppheng av bannere fra samarbeidspartnere (ligger i containeren).
• Oppsett for utstillere langs vegger.
• To mikrofoner – en til talerstolen og en til ordførerne.
• Lerret (to) og projektor (vi har én på kontoret i Oslo).
• Invitere fylkesordfører, ordfører e.l. (den dere ønsker) til å hilse årsmøtet velkommen på morgenen første dag, gjerne i tillegg til HK-leder.
• Rom/garderober til å låse inn bunader.

Oppsett

• Alle sitter vendt mot talerstolen i to like store felt med midtgang (se bilde).
• Scene/podie med bord og stoler for to ordførere, referent og leder.
• Talerstol ved siden av/på scenen.
• Hvit papirduk til alle bord.
• Sentralstyret (utenom leder, referent, ordstyrere og generelsekretær) sitter på de første rekkene på høyre side.
• Sekretariatet sitter på eget bord på langsiden, gjerne nær utgang.
• Gjester og presse plasseres primært bakerst i salen, eventuelt på langsiden.

Mat og drikke

• Enkel frokost begge dager - for eksempel brød og pålegg. 
  • Prøv å få produkter sponset av bedrifter f.eks TINE/Nortura, sjekk om de har nye produkter på markedet som de vil teste ut.
• Servere lunsj begge dager. Tenk praktisk og rask gjennomføring. Beregn nok mat, og mat som de fleste liker
• Tilgang på vann og kaffe gjennom dagen
• Selg gjerne andre produkter i egen årsmøtekiosk
• Koordinere med forpleiningsnemnda

Bankett

• Ta kontakt og reis på befaring på ulike lokaler i nærheten av stevneplassen som kan egne seg til bankett og fest. Lokalet må ha plass til minst 200 personer og kan gjerne være litt staselig.
• Avklare om lokalet stiller med servitører, eller om dette er noe dere trenger dugnadsfolk til.
• Avklare om maten lages på stedet, dere lager den selv, eller catering.
• Avklare om det er salg av drikkevarer på stedet, eller om dere kan gjøre dette selv.
• Sett sammen en passende bankettmiddag. En passende middag er to retter - hovedrett og dessert, eller tre retter - forrett, hovedrett og dessert.
  • 2017: Skinkestek med tilbehør til hovedrett, is med bær til dessert.
  • 2018: Ytrefilet av svin med ovnsbakte poteter, grønnsaker og fløtesaus til hovedrett, gårdsis fra Bamsrudlåven til dessert.
• Skaffe toastmaster og talere til bankett, gjerne i samråd med NBUs kulturleder.
• Eventuell transport til/fra bankett. Bestill buss tidlig, og informer både busselskap og deltagere om sted for avgang og tidspunkter.
• Band/musikk og dansegulv. Bandet bør være noe man kan danse til og som skaper god stemning.

Dette ordner NBU sentralt

• Invitere gjester og presse. NBU er ansvarlig for sine gjester.
• Påmelding til årsmøte for deltagere, gjester, stab.
  • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn.
• Påmelding til årsmøtebankett.
  • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn.
• Kontoret ordner sanghefter til bankett om ikke HK vil ordne dette selv.
• Sentralstyret og kontoret ønsker tilgang til årsmøtesalen dagen før og morgenen før møtet.
• Vegg til å ha bak talerstol.