Årsmøtesalen

  • Egnet lokale for et årsmøte med plass til ca 200 mennesker
  • Hovedkomiteen bør stille med noen personer fra dagen før årsmøtet, med ansvar for salen, og mannskaper til å rydde opp etter møtet
  • Stoler og bord til hele salen og sekretariatet (NBU-kontoret)
  • Kvalitetssikre lydanlegg og videofremvisning
  • Sikre god ventilasjon i salen, spesielt viktig under møtet
  • Hjelpe sekretariatet/sentralstyret med å legge ut årsmøtepapirer og annet
  • Sekretariatet bør ha tilgang til PC med installert printer og kopimaskin medgod kapasitet
  • Oppheng av bannere fra samarbeidspartnere (ligger i containeren)
  • Oppsett for utstillere langs vegger
  • To mikrofoner – en til talerstolen og en til ordførerne
  • Lerret (to) og projektor (vi har én på kontoret i Oslo)
  • Invitere fylkesordfører, ordfører e.l. (den dere ønsker) til å hilse årsmøtet velkommen på morgenen første dag, gjerne i tillegg til HK-leder

Oppsett

  • Alle sitter vendt mot talerstolen i to like store felt med midtgang (se bilde)
  • Scene/podie med bord og stoler for to ordførere, referent og leder
  • Talerstol ved siden av/på scenen
  • Hvit papirduk til alle bord
  • Sentralstyret (utenom leder, referent, ordstyrere og generelsekretær) sitter på de første rekkene på høyre side
  • Sekretariatet sitter på eget bord på langsiden, gjerne nær utgang
  • Gjester og presse plasseres primært bakerst i salen, eventuelt på langsiden

Årsmøtesal 2019

Årsmøtesal illustrasjon

Mat og drikke

  • Enkel frokost begge dager, prøv å få produkter sponset av bedrifter f.eks TINE/Nortura
  • Servere lunsj begge dager. Tenk praktisk og rask gjennomføring. Beregn nok mat, og mat som de fleste liker
  • Tilgang på vann og kaffe gjennom dagen
  • Selg gjerne andre produkter i egen årsmøtekiosk
  • Koordinere med forpleiningsnemnda

Bankett

  • Ta kontakt og reis på befaring på ulike lokaler i nærheten av stevneplassen som kan egne seg til bankett og fest. Lokalet må ha plass til ca. 200 personer
  • Avklar om lokalet stiller med servitører, eller om dette er noe dere trenger dugnadsfolk til
  • Avklar om det er salg av drikkevarer på stedet, eller om dere kan gjøre dette selv
  • Passende bankettmiddag
  • Skaffe toastmaster og talere til bankett, gjerne i samråd med NBUs kulturleder
  • Eventuell transport til/fra bankett
  • Band/musikk og dansegulv

Dette ordner NBU sentralt

  • Invitere gjester og presse. NBU er ansvarlig for sine gjester
  • Påmelding til årsmøte for deltagere, gjester, stab
    • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn
  • Påmelding til årsmøtebankett
    • Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn
  • Kontoret ordner sanghefter til bankett om ikke HK vil ordne dette selv
  • Sentralstyret og kontoret ønsker tilgang til årsmøtesalen dagen før og morgenen før møtet
  • Vegg til å ha bak talerstol