Årsmøte
Årsmøte i Norges Bygdeungdomslag arrangeres i forkant av landsstevnet og har ca. 200 deltakere. Hovedkomiteen er teknisk arrangør for årsmøtet.
Årsmøtesalen
- Egnet lokale (f.eks. idrettshall) for et årsmøte med plass til ca 200 mennesker.
- Hovedkomiteen bør stille med noen personer fra dagen før årsmøtet, med ansvar for salen, og mannskaper til å rydde opp etter møtet.
- Stoler og bord til hele salen og sekretariatet (NBU-kontoret).
- Kvalitetssikre lydanlegg og videofremvisning.
- Sikre god ventilasjon i salen, spesielt viktig under møtet.
- Hjelpe sekretariatet/sentralstyret med å legge ut årsmøtepapirer og annet.
- Sekretariatet bør ha tilgang til PC med installert printer og kopimaskin medgod kapasitet.
- Oppheng av bannere fra samarbeidspartnere (ligger i containeren).
- Oppsett for utstillere langs vegger.
- To mikrofoner – en til talerstolen og en til ordførerne.
- Lerret (to) og projektor (vi har én på kontoret i Oslo).
- Invitere fylkesordfører, ordfører e.l. (den dere ønsker) til å hilse årsmøtet velkommen på morgenen første dag, gjerne i tillegg til HK-leder.
- Rom/garderober til å låse inn bunader.
Oppsett
- Alle sitter vendt mot talerstolen i to like store felt med midtgang (se bilde).
- Scene/podie med bord og stoler for to ordførere, referent og leder.
- Talerstol ved siden av/på scenen.
- Hvit papirduk til alle bord.
- Sentralstyret (utenom leder, referent, ordstyrere og generelsekretær) sitter på de første rekkene på høyre side.
- Sekretariatet sitter på eget bord på langsiden, gjerne nær utgang.
- Gjester og presse plasseres primært bakerst i salen, eventuelt på langsiden.
Mat og drikke
- Enkel frokost begge dager - for eksempel brød og pålegg.
- Prøv å få produkter sponset av bedrifter f.eks TINE/Nortura, sjekk om de har nye produkter på markedet som de vil teste ut.
- Servere lunsj begge dager. Tenk praktisk og rask gjennomføring. Beregn nok mat, og mat som de fleste liker
- Tilgang på vann og kaffe gjennom dagen
- Selg gjerne andre produkter i egen årsmøtekiosk
- Koordinere med forpleiningsnemnda
Bankett
- Ta kontakt og reis på befaring på ulike lokaler i nærheten av stevneplassen som kan egne seg til bankett og fest. Lokalet må ha plass til minst 200 personer og kan gjerne være litt staselig.
- Avklare om lokalet stiller med servitører, eller om dette er noe dere trenger dugnadsfolk til.
- Avklare om maten lages på stedet, dere lager den selv, eller catering.
- Avklare om det er salg av drikkevarer på stedet, eller om dere kan gjøre dette selv.
- Sett sammen en passende bankettmiddag. En passende middag er to retter - hovedrett og dessert, eller tre retter - forrett, hovedrett og dessert.
- 2017: Skinkestek med tilbehør til hovedrett, is med bær til dessert.
- 2018: Ytrefilet av svin med ovnsbakte poteter, grønnsaker og fløtesaus til hovedrett, gårdsis fra Bamsrudlåven til dessert.
- Skaffe toastmaster og talere til bankett, gjerne i samråd med NBUs kulturleder.
- Eventuell transport til/fra bankett. Bestill buss tidlig, og informer både busselskap og deltagere om sted for avgang og tidspunkter.
- Band/musikk og dansegulv. Bandet bør være noe man kan danse til og som skaper god stemning.
Dette ordner NBU sentralt
- Invitere gjester og presse. NBU er ansvarlig for sine gjester.
- Påmelding til årsmøte for deltagere, gjester, stab.
- Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn.
- Påmelding til årsmøtebankett.
- Sende HK oversikt 2 uker før med riktig antall, allergier, andre hensyn.
- Kontoret ordner sanghefter til bankett om ikke HK vil ordne dette selv.
- Sentralstyret og kontoret ønsker tilgang til årsmøtesalen dagen før og morgenen før møtet.
- Vegg til å ha bak talerstol.