Som informasjons- og markedsføringsansvarlig for Landsstevne eller Høstarrangementet har du hovedansvar for å informere, mobilisere og engasjere deltakerne, presse og andre aktuelle aktører med tilknytning til arrangementet. 

Nemndarbeid - kontakt og etablering

Det er viktig å få ut informasjon om arrangementet tidlig, og kommunisere budskapet på en slik måte at mange har lyst å delta. Start arbeidet med å sette ned en nemnd så tidlig som mulig. Du bør ha med deg flere folk, f.eks. egne ansvarlige på fotografering, oppdatering av nett og sosiale medier og mediekontakt. 

Det er også lurt å opprette konktakt med arrangementskonsulent og kommunikasjonskonsulent på NBU-kontoret i den tidlige fasen, slik at informasjonsflyten blir best mulig.

Før arrangementet

Målgruppe
  • Før arrangementet er det viktig å definere målgruppene du skal nå ut til, og lage tilpasset informasjon deretter.
  • Målgruppen til Landsstevne og Høstarrangementet er først og fremst våre egne medlemmer, men informasjon skal også nå ut til og kommunisere med ungdommer i nærmiljøet, samarbeidsorganisasjoner og lokalt næringsliv.  
Navn og logo
  • Arrangementsnavnet og -logo skal kommuniseres overalt, da det bidrar til merkevarebygging og gjentar seg fra år til år. Dette skaper en gjenkjennelseseffekt for eksisterende og nye medlemmer.
  • Hovedkomiteene står fritt til å velge tema for stevne sitt selv, og utarbeide profileringsmateriell. Det er lurt å sette i gang med bestilling av profileringsmateriell ganske tidlig, da det kan ta litt tid før varer blir levert.
  • Det er også smart å starte salg av profileringsmateriell før selve arrangementet.
Profil
  • Den visuelle identiteten har til hensikt å både vise tydelig hvem avsender er, altså Norges Bygdeungdomslag, samtidig som målet er å bygge opp kjennskap til Landsstevne og Høstarrangementet spesifikt.
  • Landsstevne og Høstarrangementet har egne logoer og fargepalett. Logoene og fargene er satt og brukes fra år til år. 
  • Begge arrangementene har logoikon/grafiske ikon som summerer essensen av arrangementet, og som kan brukes som dekor på ulike måter. Også de øvrige grafiske elementene til Norges Bygdeungdomslag kan gjerne brukes, og da i fargepaletten til sentrale arrangement. 
  • Retningslinjer for profilbruk, eksempler og ideer finner du i profilhåndboka. Verktøy til å lage alt fra plakater til promomateriell finner du her.
Nettside og sosiale medier
  • Arrangementene har en egen plass på nbu.no, der det både er rom for å publisere program, kontakten til hovedkomiteen er oppført og ordensregelmentet ligger tilgjengelig. Her er det også mulig å legge ut artikler, arrangementsprogrammet, promoteringer og lignende.
  • Informasjons - og markedsføringsansvarlig og leder kan få tilgang til nettsiden, slik at dere kan publisere informasjon selv. Alternativt gjør de ansatte på kontoret det. Kom gjerne i dialog om dette tidlig, slik at rollefordelingen er avklart. 
  • Informasjonen på nbu.no kan gjerne deles flittig i sosiale medier, slik at denne kanalen blir en viktig formidlingsplattform opp mot arrangementene. 
  • Når det gjelder sosiale medier går både tilgang til Facebooksiden og Instagramprofilen i arv fra hovedkomite til hovedkomite. Ta kontakt med den ansvarlige for fjoråret for å få tilgang. 
  • På Facebook bør du opprette et arrangement i tillegg til selve profilen. Dette for at folk som har meldt sin interesse får med seg de siste oppdateringene, som bandslipp, programslipp, dugnadsarbeid osv. Jevnlige oppdateringer her om arrangementet kan igjen øke billettsalget. 
  • Snapchat og Instagram egner seg godt til oppdateringer også. På Instagram kan du med fordel bruke sosiale media-plakatene som du finner i profilverktøymappen. Også stories er en ypperlig måte å formidle informasjon før arrangementet. 
  • Bruk gjerne emneknagger i sosiale medier, og husk #bygdeungdom. Tidligere har forkortelsen for arrangementet og årstall, eksempelvis #nbuls19 og #ha19, blitt flittig brukt. 
Film og foto
  • Flere av de sentrale arrangementene velger å lage promofilmer og videosnutter underveis. Forhør deg litt med ulike leverandører og pris og tilbud, eller kanskje en i din arbeidsgruppe har god kompetanse på området? Få til en god skriftlig avtale i tidlig fase. Det er viktig at råfilene eies av NBU, slik at kommende arrangement kan bruke deler av de i sin promotering. 
  • En eventuell promofilm bør ferdigstilles samtidig som billettsalget åpner, slik at dere kan vise frem hva folk kjøpet billett til. 
  • Bilder som blir tatt under arrangementet er verdifullt både der og da, og i etterkant. Sørg for å ha en eller flere som fungerer som fotograf. 
PROFILERINGSARTIKLER
  • Det er mange muligheter når det gjelder profileringsartikler. Her gjelder det å velge noen få gode produkter som dere enkelt får solgt, eksempelvis t-skjorter og en eller to strøartikler er i utgangspunktet tilstrekkelig.
  • Det er tidkrevende å selge disse produktene, og det er dyrt og kjedelig å sitte igjen med mye etter arrangementets slutt – kjøp ikke inn for mye!
  • Undersøk priser hos flere leverandører. Det er også en ide å trykke opp brosjyrer og plakater som dere kan distribuere ut i organisasjonen slik at lagene kan dele ut disse videre. 
  • Lag en plan på forhånd over hva dere tenker med produktene; når og hvor mye skal selges/gis bort på de ulike arrangementene frem mot stevnet. 
Interne formidlingskanaler
  • Fysisk tilstedeværelse: Gode arenaer for å få informasjonen ut direkte til potensielle deltakere er møter, kurs og arrangementer som medlemmer samles på, eksempelvis Høstkurs, Vårkurs, representantskapsmøter, årsmøter, stevner o.l. Dere som arrangør kan dra selv eller be andre med tilknytning til organisasjonen å spre informasjon om arrangementet. 
  • Nyhetsbrev: Hver måned sender NBU ut nyhetsbrev til tillitsvalgte. Dette kan være en god formidlingskanal. 
  • Medlemsblad: Flere fylkeslag har egne medlemsblad, i tillegg til Bygdeungdommen. Dette er gode kanaler der dere kan spre informasjon om det kommende arrangementet, la det være seg annonser eller artikler.  
Pressearbeid
  • Knytt kontakt med relevante medier i forkant av arrangementet, og inviter dem til å komme for å lage et oppslag. Inkluder gjerne både radio, fjernsyn og avis. Du kan med fordel bruke de kontaktene som du har. 
  • Send pressemeldinger i forkant av arrangementet, gjerne med ulike vinklinger. Husk å oppgi din kontaktinformasjon. 
  • Lokale og regionale medier er ofte lettere å engasjere enne nasjonale. Det er imidlertid mange ulike vinklinger som kan fenge nasjonale medier også. 
  • Følg opp mediene du har invitert tett. Ring gjerne! 
  • Heng opp plakater om arrangementet i nærområdet, og send inn ditt arrangement til kalenderoppdateringer fra din kommune. 
  • Snakk med NBU-kontoret om rollefordeling. Kommunikasjonskonsulent skriver gjerne i samarbeid med deg pressemeldinger eller annet relevant og sender ut. 

Under arrangementet

  • Din arbeidsgruppe bør ha et eget rom å være i under arrangementet, der dere kan arbeide i ro. 
  • Dere må ha tilgang til datamaskiner, internett og evt. skrivere. 
  • Sentralleddet har ansvar for å sende ut pressemeldinger av Norgesmesterskapene, samt tar seg ofte av eventuelle andre pressemeldinger til diverse medier ved behov. 
  • I kraft av rollen din, har du gjerne ansvar for å ta i mot pressen som kommer til arrangementet. 
  • Sørg for å ha en eller flere fotografer som tar bilder av aktivitetene og stemningen, disse er gull verdt i etterkant og underveis. Bildene må kunne brukes fritt av NBU i ettertid. 
  • Publiser jevnlige oppdateringer i sosiale medier! Her er stikkordet: formidle stemningen som er på stedet, samt tidsforløpet. Husk relevante emndeknagger. 
  • Ved eventuelle programendringer, sørg for at deltakerne får det med seg. 
  • Sørg for å ha et sted der dere kan selge profileringsmateriell til arrangementet. Eksempelvis ved inngangen. 

Etter arrangementet

  • Etter arrangementet er avsluttet - oppdater gjerne i sosiale medier hvordan det gikk og takk for i år. 
  • Gi NBU sentralt tilgang til bildefilene og evt. filmsnuttene, slik at det kan publiseres i relevante kanaler og til senere bruk også. Det er en god ide å ikke legge vannmerker på bildene, samt at NBU eier råfilene til både foto og film, slik at dette kan brukes fremover i ulike sammenhenger, også kommende arrangement. 
  • Alle sentrale arrangement skriver en rapport i etterkant. Noter deg litt informasjon og stikkord underveis, som du da kan bruke til å oppsummere hvordan det gikk. Dette er svært nyttig for kommende arrangører.