Det er en fordel at du har blitt tildelt dette ansvaret i god tid. Da har du god tid til å finne medlemmer til hovedkomiteen. Det er en tidkrevende prosess som må påbegynnes i god tid. Samarbeid gjerne med sentralstyret og fylkesstyret for å få innspill på egnede personer til de ulike vervene. Et slikt samarbeid er positivt for å få listet opp flest mulig potensielle kandidater.

Ta utgangspunkt i tidligere rapporter og denne veiledningen, og lag deg en oversikt over vervenes arbeidsomfang. Det er viktig at du har en grov oversikt når du skal spørre kandidater til verv i hovedkomiteen. Når du skal vurdere hvem som bør forespørres om hvilke verv, så gjør en vurdering av egenskaper som selvstendighet, ansvarsbevissthet, initiativtaking og engasjement. Dette er viktig for kvaliteten på komitearbeidet og selve arrangementet. Dine hovedkomitemedlemmer må være selvgående i sine verv, slik at du ikke binder din tid opp ved for stor deltagelse i deres arbeidsoppgaver. Et scenario kan i verstefall bli at du sliter deg ut fordi komitemedlemmer ikke tar eget initiativ og har et stort behov for å følges opp. Tenk derfor godt gjennom hvem du tar med deg i komiteen, og vær bevisst på styrker og svakheter. Sørg for å få med deg folk du vet vil gjøre jobben sin.

Ikke ta folk som allerede har tillitsverv i fylkesstyret. De må ha tid til å sitte komiteen, delta på møter og egne nemndsmøter. Ikke bruke opp ressursene. Gjerne erfarne folk som har vært med i BU en stund.

Det vil ta tid å få alle vervene på plass. Derfor kan det være lurt å samle de du har fått på plass til et oppstartsmøte dersom denne prosessen drar ut i tid. Hovedkomiteen må være på plass på høsten samme året. Sørg for å ha dekket alle arbeidsområder i komiteen. Deretter må komiteen påbegynne arbeidet med å samle nemndene sine. Dette arbeidet er også tidkrevende. Nemndene bør være på plass i rimelig tid etter at hovedkomiteen er nedsatt. 

Sørg tidlig for å dele ut veiledning og annet materiell som komitemedlemmene skal bruke i sitt oppstartsarbeid.

En leders oppgave vil være å delegere ansvar og oppgaver, følge opp frister, tenke helhet i arrangementet, håndtere konflikter og sørge for et godt miljø. Sørge for å ha tid til å delta på møter 
Du må ha kontroll på hvem som har ansvar for hva og følge opp at frister overholdes og arbeidsoppgaver fullføres. Tenk gjennom hvordan du ønsker at komitemøtene skal fungere; hva bør komiteen diskutere og ikke diskutere? Hva bør overlates til nemndene? Finn en god måte å lede komitemøtene på (herunder møteleder og ordstyrer). Sørg for at en i komiteen får ansvar for å skrive referater fra møtene. 

Som leder har du ansvar for at frister overholdes ovenfor sentralleddet (jfr. retningslinjene). 

I en komite er det viktig å snakke om forventninger til hverandre og planleggingsprosessen tidlig: 

  • Hvert komitemedlem fungerer som leder for sin nemnd og rapporterer om nemndsarbeidet til hovedkomiteen.
  • Hvordan komiteen og nemndene skal arbeide.
  • Komitemedlemmene må delegere oppgaver til sine nemndsmedlemmer.
  • Hvilke områder er det viktig at nemndene har fokus på (for eksempel økonomi, sikkerhet og omdømme)
  • Styremøter; avklare hyppighet og forventninger til arbeid mellom møtene.
  • Bruk av nemndssamlinger i planleggingsarbeidet.
  • Avklare bruk av verktøy i planleggingsarbeidet.
  • Avklaring om antall timer dugnadsjobbing som gir refusjon for billett.

Forventningsavklaring mellom hovedkomite og fylket og eierskap til arrangementet.