Budsjettering

Budsjettmalen er et verktøy i Excel-format som skal gi hovedkomiteen hjelp med budsjettering og gi oversikt over økonomien i arrangementet underveis. I tillegg gir den en god oversikt over innhentede priser, kommentarer og lignende, for både Hovedkomiteene og Sentralstyret.

Malen er ikke ment som en mulighet til å kopiere tidligere arrangements budsjett og regnskapstall, men å gi en god pekepinn for budsjettjobben for eget arrangement. Det understrekes viktigheten av å drive egen reasearch og innhenting av priser, lese tidligere rapporter, i tillegg til kontakt med tidligere Hovedkomitemedlemmer i arbeidet med utarbeidelse av budsjett for deres arrangement.

For mer informasjon og hjelp med budsjettmalen ta kontakt med Arrangementansvarlig.

OneStop Reporting kan også være nyttig i arbeidet med budsjettet da dette skybaserte programmet gir oversikt over tidligere regnskap og tilgang til å se de enkelte bilag som er ført i regnskapet. For å kunne se tidligere arrangementers budsjett og regnskap må riktig avdeling benyttes.

Avdelinger i OneStop Reporting:

  • 807 - Landsstevnet 2018
  • 809 - Landsstevnet 2019
  • 950 - Landsstevnet 2021
  • 951 - Landsstevnet 2022
  • 952 - Landsstevnet 2023
  • 811 - Høstarrangementet 2019
  • 970 - Høstarrangementet 2020
  • 971 - Høstarrangementet 2021

Når arrangementet har fått godkjent budsjettet fra Sentralstyret, sendes det inn til økonomikonsulenten for å legges inn i regnskapssystemene så det blir synlig i skyprogrammet.

Økonomiarbeid

Økonomilederen jobber tett med de andre hovedkomitemedlemmene gjennom hele perioden, fra budsjettering til arrangementet er over og de siste kronene skal hentes inn og betales ut.

Arrangementene i 2020 er de første arrangementene som fører regnskapet direkte inn i NBUs regnskapssystemer og har full innsikt i arrangementsregnskapet. Dette gjør det mulig for hovedkomiteen og NBU sentralt å ha bedre innsikt i arrangementets økonomi.

Kassaapparater

NBU har inngått en avtale med ESPOS som leverer kassaapparater til Landsstevne og Høstarrangementet. Denne avtalen gjelder fra 2019 - 2021. Avtalen består av kassaapparater, bankterminaler og oppsett av dette. Under dokumenter finner du oversikt over hva avtalen inneholder. 

Forsikring

Arrangementene er forsikra gjennom NBUs forsikringer. Kostnaden til forsikring vil bli kostnadsført i regnskapet for arrangementet.

Kontaktperson er økonomikonsulenten.

Sponsorarbeid

Det er anbefalt å ha en egen sponsoransvarlig, gjerne som en del av økonominemnda. Sponsorarbeid er ofte et felles arbeid hvor alle kan bidra, men det er viktig at det er en person som har oversikt og tar tak i ting som dukker opp.

Opplæring og samarbeid med kontoret

Etterhvert som hovedkomiteen skal ha fysiske møter og skal begynne med innkjøp av profileringsartikler ol. bør økonomileder ha et møte med økonomikonsulenten om regnskapsføringen og gjennomgå andre oppgaver økonomilederen har. I tiden fram mot arrangementet vil økonomileder og økonomikonsulent ha jevnlig kontakt om det økonomiske.

Under arrangementet kan det være greit for begge parter at de møtes til et kort møte for å planlegge hva som skjer og skal gjøres rett etter arrangementet.

Når økonomileder begynner å føle seg ferdig med arrangementet og det ikke er mye igjen å gjøre, møtes økonomileder og økonomikonsulent til et avsluttende møte for å gjennomgå hva som gjenstår av arbeid og for å avslutte samarbeidet.

Dokumentoversikt

  • Brukerveiledning til OneStop Reporting.
  • Brukerveiledning til iZettle.
  • Økonomiske rutiner mellom nemnd, økonomikonsulent og regnskapsfører.
  • Opptellingsskjema for kontantkasser.
  • Oversikt over tilbud fra ESPOS med priser.

Dokumenter