Sekretariatet har som funksjon å selge billetter, innsjekk av deltagere, og ha kontroll på hvem som er på arrangementet. I tillegg kan det komme oppgaver som å selge varer og fungere som en informasjonsskranke.

Nemndsarbeid

Som sagt er sekretariatet ofte det første stedet deltageren kommer til i møte med arrangementet. Derfor er det viktig å sette sammen en gruppe med personer som har et glimt i øye, er imøtekommende og som tåler å jobbe under litt stress. 

Billettsalg

Det er arrangementskonsulent på kontoret i Oslo som setter opp påmeldingen i deltager.no sammen med den ansvarlige i hovedkomiteen.

  • Billettsalget til Landsstevnet åpner på høsten året før Landsstevnet. Noen har tidligere åpnet det på Høstarrangementet året før, andre har ventet til 1.desember året før. Hovedkomiteen bestemmer billettpriser og en plan for endring av disse i løpet av året, billettprisen øker gjerne i løpet av året frem til stevnet begynner. Billettsalget stopper noen dager før stevnet åpner pga kontoret må ha tid til å sjekke medlemskap.
  • Billettsalget til Høstarrangementet åpner vanligvis på siste dag av Landsstevnet, da man gjerne promoterer for Høstarrangementet denne kvelden. Billettsalget varer frem til dagen før arrangementet.
  • Forhåndssalg av billetter til åpne konserter er i utgangspunktet noe hovedkomiteen ordner selv, men kontoret kan bistå om ønskelig. Noen vanlige leverandører her er Hoopla, Ticketmaster eller Ticketco. Man kan også kun ha salg ved inngang, men dette gir jo litt mer usikkerhet på antall solgte billetter.

Deltager.no er løsningen vi bruker for påmelding og betaling til Landsstevnet og Høstarrangementet. I påmeldingen samler vi inn informasjon om

  • Navn
  • Epost
  • Telefonnummer
  • Fødselsdato
  • Type billett
  • Fylkeslag
  • Lokallag
  • Samtykke til fotografering
  • Samtykke til ordensreglement
  • Allergier
  • Kontaktinformasjon til pårørende

På arrangementet fyller vi inn om personen er under/over 18 år, boenhet, båndnummer.

Airtable er et skybasert verktøy vi bruker som base for informasjon på deltagere. Etter endt billettsalg flytter vi informasjon fra deltager.no til artable-basen. NBU-kontoret sjekker medlemskap på alle deltagere som har kjøpt billett på forhånd, og sender påminnelse om å betale kontingent til de som ikke har betalt. Sekretariatet bruker denne basen for innsjekk av deltagere på Landsstevnet.

Praktiske forberedelser

  • Utforming og oppsett av sekretariatet, gjerne i samråd med leir og teknisk-nemnda.
  • Oppsett av kasseapparater for salg av billetter og varer, i samarbeid med økonominemnd og kassaleverandør.
  • Internett er helt essensielt å ha under kontroll i forbindelse med sekretariatet da alt av påmelding, informasjon og kjøp av medlemskap skjer via internett. Sørg for å ha et godt nok internett på plass og kjøp gjerne en ekstra router for å være sikker. Test av dette er utrolig viktig i forkant av arrangementet.
  • Bånd: Alle deltagere skal ha på seg deltagerbånd til enhver tid. Deltagerbåndet får de ved innsjekk. Det er sekretariatets oppgave å bestille bånd. Man trenger bånd i forskjellige farger for å markere om deltageren er under/over 18 år, samt andre bånd til åpne konserter. Stevnepasset gir tilgang til leirområdet, det gjør ikke konsertbånd. Bestill nok bånd.
  • Bondelaget låner ut 6 bærbare datamaskiner til å bruke i sekretariatet på Landsstevne. Dette koordineres med arrangementskonsulent.

Leirbyggere på Landsstevne

  • Arrangementskonsulent sender ut påmelding for leirbyggere 1. juni med infoskriv fra HK
  • Dette informasjonsskrivet inneholder informasjon om hvilke regler som gjelder for leirbyggere, og informasjon om ankomst, materialer, strøm, renovasjon etc.
  • Påmeldingsfrist for leirbyggere er 1. juli
  • Dette arbeidet koordineres med vaktleder i NBU og vakt- og mannskapsansvarlig i HK

Gratisbilletter og lister

Vi ønsker en så god oversikt som mulig over hvem som er på arrangementene. Derfor ønsker vi en oversikt fra hovedkomiteen om hvem som får gratisbilletter til arrangementene.

Kjøp og betaling av medlemskap

  • For å delta på arrangementene må man være medlem av Norges Bygdeungdomslag.
  • Innmelding og betaling av medlemskap skjer nå kun ved å logge seg inn på internett og betale kontingent med betalingskort eller Vipps.
  • NBU-kontoret sjekker medlemskap på alle som har kjøpt billett før arrangementet og merker de som er medlem. Kontoret sender også påminnelse om å betale kontingent før arrangementet.
  • For de som ikke har betalt eller må melde seg inn må dette gjøres på stedet, og det er lurt om det er en egen PC til bruk for dette om dette er mulig.

Opplæring med kontoret

I starten av planleggingen er det lurt om sekretariatsansvarlig og arrangementskonsulent møtes for å sette opp billettsalget og går gjennom litt av oppgavene som ligger foran vedkommende. I god tid før og når det nærmer seg arrangementet er det fint om sekretaratsansvarlig og noen fra nemnda møter arrangementskonsulent igjen for å ha opplæring av systemene man bruker i forbindelse med innsjekk på arrangementet, slik at man kan det godt og er trygg når dagen kommer.