Det er mange nye spørsmål når fylkesårsmøtet skal gjennomføres med stadig varierende smitteverntiltak. Fylkesårsmøtene er en viktig demokratisk arena i NBU. Om årsmøtet gjennomføres digitalt eller fysisk er det viktig å forberede seg så godt som mulig slik at alle deltakere får deltatt i møtet på best mulig måte. Her har vi samlet klare retningslinjer som dere kan følge for et digitalt årsmøte.

Deltakere på årsmøtet

Vedtektene angir hvem som har møte-, tale-, forslags-, stemmerett og er valgbare

Alle disse må reelt kunne utøve rettighetene, dvs.

• At de får informasjon om hvordan de kan delta
• At de har utstyret og den tekniske kompetansen de trenger
• At de får veiledning eller kan delta på alternative måter hvis noe går galt

Gjennomføring

Det første som må avgjøres er hvilken form møtet skal ha. Det vil være avhengig av fylkets geografi, ressurser og lokale tiltak for å velge hva det lønner seg å planlegge for.

Heldigitalt

Alle deltakere sitter på hver sin datamaskin. Dette forenkler en del i planleggingen for de som arrangerer møtet.

Satelittmøter

Mindre grupper kan samles på flere steder, og delta på møtet sammen. For eksempel delegater fra et lokallag.

Dette krever at de som arrangerer satellitt-møtet legger opp til god styring av lyd og mikrofon. Det vil også være viktig å tenke gjennom hvordan det skal stemmes når hver person har en stemme.

Noen digitale deltakere

Selv om fylket gjennomfører møtet fysisk, kan det være viktig å legge opp til deltakelse digitalt for enkeltpersoner. Hvis en delegat får korona-symptomer er det viktig at de ikke føler et press til å reise på et fysisk møte.

Videotjeneste

Det er mange alternative videotjenester og videotjenestene har noen ulike funksjoner.

Det er også viktig å tenke på at mange har begrensinger for antall deltakere, lengde på møtet eller andre funksjoner hvis man ikke har en betalt konto.

Zoom

NBU har brukt denne tjenesten mye og det er den som ble brukt på sist Vårkurs og NBUs årsmøte. Det er en fordel, da flere av deltakerne har erfaring med å delta på møter her.

Bruke betalt versjon av Zoom

For å ha møter som varer lenger enn 40 minutter må man betale for en konto. Noen fylkeslag har kjøpt egne kontoer, eller det kan kjøpes en måned med abonnement. Vi anbefaler at fylkeslaget skaffer seg Zoom Meetings Pro for å låse opp nyttige funksjoner som kan brukes i møtet.

Kjøp Zoom her

NBU har et par betalte kontoer som kan deles med fylkeslag, men de kan bare brukes av et møte av gangen. Disse må holdes av i god tid, og er førstemann til mølla. Ta kontakt på hei@nbu.no for å høre om en av disse kontoene kan brukes på deres årsmøte

Andre alternativer

Det finnes mange andre tjenester, og hvis møteleder har erfaring med en av disse kan det ofte være en god grunn til å bruke dette.

• Microsoft Teams
• Google Meet

Møteledelse

For å sikre at møtet ledes på en god måte kan det være lurt å forberede deltakerne litt ekstra på at det kan være vanskeligere enn vanlig å føre debatt. Det er derfor viktig at alle er kjent med rutinene og forstår at det er viktig å være forberedt.

Deltakernavn

Det kan være lurt å be alle ha en fast struktur på navnene - gjerne med "delegatnummer"

Innlegg/replikk

Ofte kan det være enkelt å bruke chat-funksjonen slik at hver deltaker skriver navn eller delegat nummer etterfulgt av innlegg/replikk/svarreplikk. Så noteres det av ordfører som normalt styrer ordet.

Innkommende forslag/alternative forslag til vedtak

Det er spesielt viktig å ha en god plan for innkommende forslag eller alternative forslag til vedtak.

På årsmøtet til NBU ble det foreslått å ha frist for alternative forslag til vedtak før møtet startet. Det gjorde det mulig å planlegge voteringer på forhånd. Dette ble vedtatt som en del av forretningsordnen.

Deling av skjerm/presentasjon

Ofte er det vanlig å ha en storskjerm der felles presentasjoner kan vises i salen. Dette kan løses i de fleste video-tjenester, men det er lurt å teste litt ekstra før møtet begynner.

Husk at mange av deltakerne kanskje ser på en liten laptop-skjerm, og kanskje ikke klarer å lese liten tekst eller at video-bildet av ordstyrer forsvinner hvis det er en deltakerskjem.

Kamera av/på - Mute av/på

Dersom møteleder har preferanser kan det være lurt å oppfordre til  å skru kamera av eller på.

Hvis møtet har mange deltakere kan det være lurt at de som ikke snakker beholder mikrofonen av for å begrense støy.

Hvordan senke terskelen for å ta ordet?

• Det tar lenger tid å tegne seg til innlegg enn hva ordstyrer ofte føler, gi folk tid før dere går videre i møtet
• Formøter, eller én-til-én-testing før møtet
• Pushe alle opp på talerstolen, eller andre øvelser. Det kan være at alle må si navnet sitt når de kommer inn i møtet.
• Dere kan avtale med noen fra et lokallag at de tar ordet tidlig

Voteringer

Det er viktig å ha en plan for hvordan voteringene skal gjennomføres. Det finnes flere ulike voteringer i løpet av et årsmøte, og det er viktig å være tydelig på hvordan hver enkelt av de skal løses "digitalt".

Det er spesielt to utfordringer som må løses

• Kun riktige personer avgir stemme
• Personvalg (og andre valg der det kreves) foregår ved anonym votering

I videotjenesten

Hvis voteringene kan løses i videotjenesten slipper både møteleder og deltaker å benytte flere verktøy.

Zoom har et par funksjoner som kan brukes

Poll

Kan brukes for å avgi stemmer anonymt.

Men her har alle som deltar i møtet mulighet til å avgi stemme. Enten kan man sjekke at man kun får riktig antall stemmer, eller så må man "sende ut" observatører fra møtet akkuratt når voteringen foregår.

Ordstyrer vil kunne se antallet som har avgitt stemme.

Les om Zoom-Meeting poll

(det er viktig å skille mellom Zoom-meeting og Zoom-webinar)

Merk spesielt at det er en begrensning på 25 polls per møte.

Reaksjoner

RAISE HAND er en funksjon som kan brukes til å stemme ved ikke anonyme valg. Dette kan gi et raskt overblikk over salens mening og kan brukes der vi normalt har rukket opp stemmeskiltet.  YES og NO forsvinner etter 10 sek og kan være utfordrende å bruke når mange stemmer skal telles.

Spørreundersøklse på epost

Dersom man heller ønsker å sende ut en "spørreundersøkelse" på epost for å få skriftelige svar kan man bruke et annet verktøy.

På årsmøtet til NBU benyttet vi Questback for å kunne sende ett og ett spørsmål til alle delegater.

Alternativt kan man bruke en undersøkelse med flere spørsmål fra f.eks. Google-forms, StrawPolls eller Surveymonkey.

De fleste av disse verktøyene har innstillinger som gjør at hver mottaker kun kan stemme en gang, og sikrer at den som administrerer undersøkelsen ikke ser hvem som har svart hva - men kan se hvem det mangler stemmer fra.

Dette alternativet krever en del forberedelser.