Hvordan arrangere et vellykka arrangement?

Et arrangement består som oftest av fire deler:
Ideen – planlegging – gjennomføring – evaluering.

Ideen

Hva skal arrangeres? Det kan være lurt å legge ideen inn i arbeidsplanen for lokallag/fylkeslag slik at den ikke blir glemt, gjerne med et tidspunkt for arrangering. Begynn så å tenke på om det er spesielle krav/begrensninger for å kunne arrangere. Et eksempel kan være begrensninger ved leie av lokale, eller krav til antall vakter og alder på disse. Slike spørsmål kan ofte avklares med kommune/politi. Søknadsprosesser i kommune kan være tidkrevende, her er det viktig å være tidlig ute.

Forslag til ulike arrangement for lokallag/fylkeslag

  • Tevlinger/kurs (se eget kapittel om tevling)
  • Bygdefest
  • Friluftsarrangement (fjelltur, skitur, grilling, fotballturnering, akedag)
  • Bygdekino
  • Buss til andre sine arrangement
  • Quiz

Planlegging

Hvordan skal det arrangeres? Uansett hvilket arrangement som skal gjennomføres, er god planlegging noe av det viktigste som gjøres. Det første steget i planleggingsfasen er å få på plass dato og sted for arrangementet. Kommuniser dette ut på nettside/sosiale medier så fort det er på plass. Det vil da være større sjans for godt oppmøte. Sted bør avtales skriftlig mellom arrangør og utleier. Dette for å redusere risikoen for problemer (useriøse utleiere, dobbeltbookinger). Fordeling av arbeidsoppgaver er et viktig moment i planleggingsfasen.

Hvem gjør hva? Man bør også kartlegge tidligere erfaringer med arrangementet. Kanskje dere kan ta lærdom fra andre lokallag/fylkeslag som har arrangert tilsvarende arrangement? Hva gikk bra/hva gikk mindre bra? Dokumenter som sjekklister, vaktlister, innkjøpslister og andre dokumenter kan gjenbrukes, med individuelle tilpasninger.

Budsjett for arrangement kan være et greit hjelpemiddel for å sikre økonomien til lokallag/fylkeslag. Inntekter/deltakerantall bør ikke overdrives, mens kostnadene bør budsjetteres mest mulig realistisk. Usikre kostnader er det lurt å budsjettere litt høyere enn forventet. Etter at dette er gjort bør budsjettert resultat være positivt.

Sjekkliste som viser hva som skal gjøres, hvem som skal gjennomføre og til hvilken tid, bør være neste steg i planleggingsfasen. Denne bør settes opp og fordeles i fellesskap, slik at alle har eierskap til planen (f.eks. på et styremøte). Det må gjøres tilpasninger med hensyn til arrangementets form og karakter.

Gjennomføring

Dagen hvor arrangementet skal gjennomføres. Følg det som er planlagt, og sørg for at det er nok dugnadsfolk til gjennomføringen. Jo bedre planleggingen er gjort, jo friere er arrangøren på dagen for arrangementet. Dersom ting ikke går etter planen – finn problemet, tenk og løs det. Det er viktig å jobbe sammen for å løse eventuelle problemer.

Evaluering

Evaluering må skje i rimelig tid etter arrangementet, slik at alle har arrangementet friskt i minne. Hva gikk bra, og hvorfor? Hva kunne vært gjort annerledes, og hvorfor? Ta lærdom, og husk på dette til neste arrangement. Lurt å lagre dokumentene på en slik måte at man finner de igjen til neste gang, og at andre lokallag/fylkeslag kan bruke denne informasjonen.

Sentrale arrangement

I løpet av et år arrangeres det to sentrale arrangement, Landsstevne og Høstarrangementet. Sentralstyret utlyser arrangementene, og fylkeslag søker om å få disse tildelt. NBU, ved sentralstyret, står som eier av arrangementene, og bærer det økonomiske ansvaret. Fylkeslaget står som vertskap for arrangementene etter tildeling, og utnevner en hovedkomite som blir teknisk arrangør for arrangementet.

Trygge arrangement

Alle arrangement i NBU skal være trygge for både deltagere og arrangører. Det er arrangør sin oppgave å sørge for at alle har en fin opplevelse, at ingen alvorlige hendelser skjer, og å håndtere de hendelser som eventuelt måtte skje.

NBU har en beredskapsplan som sier noe om hvordan vi skal handle når en krise inntreffer. Det viktigste innholdet i beredskapsplanen er to ting: At det i NBU er generalsekretær (ansatt på kontoret) som er beredskapsansvarlig i NBU og som leder arbeidet ved de store krisene, og at det skal varsles «oppover» i organisasjonen når noe alvorlig skjer. Hvis det skjer noe alvorlig, farlig eller ubehagelig på et arrangement du er med på å arrangere eller deltar på, så skal det varsles til lokallagsleder, fylkesleder og i de mest alvorlige tilfellene til leder i sentralstyret og generalsekretær. 

Alle fester, stevner og åpne banketter bør søkes om eller meldes til det lokale politiet på forhånd. Politiet er interessert i at alle arrangement skal være trygge, og det er viktig med et godt forhold til dem. De kan svare på spørsmål, og hjelper oss som arrangører med å ivareta alles sikkerhet. 

Ved alle arrangement er det lurt å tenke gjennom risikoer på forhånd. Hva kan skje, hva kan skje som er farlig for folk og utstyr, hvordan kan vi unngå at det skal skje? Det er lurt å finne ut hvor nødutganger er, hvor brannslokkingsutstyr finnes og hvordan man bruker det, og hvor det finnes førstehjelpsutstyr. Det bør på alle arrangement være en hovedansvarlig som er myndig og edru. I tillegg bør det være tilstrekkelig vakthold, særlig på kvelds- og nattestid, til at lokalet kan evakueres eller uønskede hendelser kan håndteres. 

Ingen skal oppleve grenseoverskridende atferd, seksuell trakassering eller overgrep på arrangement i NBU. Alle medlemmer, tillitsvalgte og deltakere har ansvar for å forvalte en organisasjonskultur hvor vi omgås hverandre med respekt, og hvor folk sine grenser ikke blir tråkket over. NBU skal være et trygt sted å engasjere seg. Hvis du opplever grenseoverskridende atferd, trakassering eller overgrep kan du varsle om dette. Varsler rettes til generalsekretær. Hvis du ser eller hører om noen andre som blir utsatt for noe du mener er uakseptabelt kan du også varsle om dette. Hvis du ikke ønsker å varsle til generalsekretær kan det varsles til leder av sentralstyret. Alle varsler håndteres konfidensielt. 

Beredskapsplan for Norges Bygdeungdomslag

Denne beredskapsplanen er utarbeidet av NBUs sentralstyre i samarbeid med vaktlederkollegiet. Den er utarbeidet for å kunne brukes av alle ledd i organisasjonen, på alle arrangement. På sentrale arrangement blir denne beredskapsplanen komplettert med en egen arrangementsspesifikk beredskapsplan. 

Det er NBUs representantskap som vedtar endringer i beredskasplanen

Beredskapsplan

Plan for narkotikaforebyggende arbeid

NBUs arrangementer skal ikke være arenaer hvor ungdom rekrutteres til ulovlig rusbruk eller blir satt under press i tilknytning til dette. NBUs arrangementer skal være en trygg arena for ungdom hvor miljøet skal preges av trygghet, omsorg og åpenhet. 

Plan for narkotikaforebyggende arbeid

 

Miljøvennlige arrangement

Norges Bygdeundomslag er ikke primært en miljøorganisasjon, men vi ønsker likevel at vår aktivitet skal være prega av et miljøvennlig fokus og gode holdninger. Under og etter arrangement er kildesortering viktig - bruk veilederen under i planleggingen og gjennomføringen av arrangement.

Kildesorteringsveileder for arrangement i Norges Bygdeungdomslag

  1. Sjekk ut kildesorteringsmuligheter nær deg! Pant, miljøstasjoner, innsamlingsaksjoner o.l.
  2. Finn seks egnede beholdere du kanskje allerede har, som bøtter, kasser, oljefat, kanner – det er lov å være kreativ. Spør deg selv; hvilke fasiliteter trenger vi og har vi? Hvor mange deltagere kommer?
  3. Merk beholderne med enkle symboler, farger og tekst: Plast, pant, glass & metall, restavfall, mat, papir & papp osv.
  4. Utform informasjon om kildesortering ved bruk av - Sosiale medier, plakater, bannere, jungeltelegrafen - Vær kreativ!
  5. Sørg for gode søppelrutiner under og etter arrangementet: Utdeling av poser, egne ansvarlige, rydderunder, konkurranser som premierer miljøvennlig søppelhåndtering osv.
  6. Tenk bærekraftig! Forlat området i den tilstand du ønsker å finne det. Tenk helhet!
  7. Overlever søpla til en miljøstasjon nær deg!
    Sjekk ut informasjon på internett, i aviser eller på andre måter.

TONO og musikk

TONO forvalter og beskytter rettigheter av opphavsrettslig art på vegne av rettighetshavere i musikkverk. 

Som arrangør er det viktig at man søker TONO om tillatelse i forkant av arrangementet, og informerer oss i etterkant om brutto billettinntekt og tilskuertall. Vederlaget beregnes på bakgrunn av disse opplysningene. For at TONO skal kunne beregne riktig vederlag, som vi betaler videre til rettighetshaverne, er det også viktig at man informerer oss om hvilke sanger som er fremført.

Les mer på TONOs nettsider om:

  • Priskalkulator for konserter
  • Meld inn konsert og event
  • Last ned skjema for rapportering

Gå til TONO - Konsert og event

Festplanlegger

Festplanleggingstabell (DOCX, 18KB)

Bankett

NBUs Hylningsmarsj (PDF, 38KB)

Skikk og bruk på bankett (PDF, 36KB)