Behandlingsansvarlig

Generalsekretær er på vegne av Norges Bygdeungdomslag behandlingsansvarlig for organisasjonens behandling av personopplysninger. 

Organisasjonskonsulenten har det daglige ansvaret for behandling av medlemmenes personopplysninger gjennom drift av medlemsregisteret, sammen med resten av sekretariatet.

Databehandler er Team Data, Helpscout (behandling av utmeldinger og henvendelser om medlemskap), Slack, Google analytics (besøk på nettsiden), Produsentregistret (medlemsfordeler).

Personopplysninger som lagres

Norges Bygdeungdomslag lagrer følgende personopplysninger om våre medlemmer;

Navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, fødselsdato, kjønn, tilknytning (lokallag og fylkeslag), innmeldingsdato, eventuelle tillitsverv og informasjon om innbetaling av kontingent; betalingsdato, sum, betalingspåminnelser.

Formål med behandlingen

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser overfor medlemmene, utsendelse av medlemsbladet Bygdeungdommen og utsendelse av medlemskontingent.

Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon via e-post, telefon, SMS, postutsendelser og tilgang til medlemsfordelene.

Opplysninger om geografisk tilknytning og alder benytter vi til å lage statistikk over medlemsmassen og innhente informasjon til lokal- og fylkeslag, og til å rapportere for mottak av offentlige midler. Denne informasjonen brukes også i arbeidet med regnskap, revisjon og utviklingen av organisasjonen.  

Grunnlaget for behandlingen

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser overfor deg som medlem. Medlemskap er en avtale mellom Norges Bygdekvinnelag og deg som medlem. Grunnlaget for behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).

Som medlem plikter du å gi de opplysninger som er nødvendig for at vi kan oppfylle våre forpliktelser overfor deg som medlem. Hvis du nekter ut gi disse opplysningene kan du risikere og ikke få benyttet deg av de fordeler som medlemskapet gir.

Innhenting av personopplysninger

Vi lagrer de personopplysningene du har avgitt på våre nettsider ved innmelding, eller personopplysningene du har avgitt til våre ansatte eller tillitsvalgte ved innmelding.

Utlevering av opplysninger til tredjeparter
For å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg som medlem utleveres personopplysninger fra vårt medlemsregister til Produsentregisteret slik at du skal kunne benytte deg av medlemsfordelen Agrol-avtalen gir.

Produsentregisteret benytter dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og vil ikke benytte personopplysningene til andre formål enn Agrol-avtalen.

Sletting av personopplysninger

Opplysninger vi har mottatt i forbindelse med ditt medlemskap lagres i vårt medlemsregister så lenge du er medlem. Hvis du aktivt melder deg ut, slettes opplysningene om deg. Hvis du unngår å betale medlemskontingent, lagres opplysninger om deg i 5 år etter at du betalte kontingent siste gang.

Tidligere tillitsvalgte er registrert med sine tidligere verv tilbake til 2009, uavhengig av om de medlemmer i dag. Disse lagres for å ta vare på historiske data til lokal- og fylkeslag. I tillegg står navnene til tillitsvalgte i fylkeslag og sentralleddet nevnt i årsmeldingene til NBU fra 1946 og frem til i dag, av historiske årsaker. Enkelte av disse ligger ute elektronisk på vår hjemmeside.  

Rettigheter for den registrerte

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan logge deg inn i medlemsregisteret med medlemsnummer og passord for å endre egne personopplysninger.  

Hvis du ønsker at dine personopplysninger skal slettes må du melde deg ut av Norges Bygdeungdomslag ved å kontakte hei@nbu.no eller via telefon 22 05 48 00.

Du kan kreve at behandlingen av dine personopplysninger begrenses hvis: 

  • Du bestrider riktigheten av personopplysningene
  • Behandlingen er ulovlig og du motsetter deg sletting av personopplysningene og isteden anmoder om at bruken av personopplysningene begrenses
  • Norges Bygdeungdomslag ikke trenger personopplysningene til formålet med behandlingen, men du har behov for disse for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav
  • Du har gjort innsigelser mot behandlingen i henhold til personvernforordningen artikkel 21. nr. 1 i påvente av kontrollen av om hvorvidt Norges Bygdeungdomslags berettigede grunner går foran deg som medlem
  • Oppfyller du noen av de overfor nevnte kriteriene kan ikke Norges Bygdeungdomslag behandle dine personopplysninger uten ditt samtykke. Dette gjelder ikke hvis behandling av personopplysningene er nødvendig for å forsvare et rettskrav, forsvare en annens rettigheter eller for å ivareta viktige samfunnsressurser. 

Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

Informasjonssikkerhet

Vi sikrer dine personopplysninger ved adgangs- og tilgangskontroll. Det er kun ansatte som har tilgang til medlemsregisteret i sin helhet. Sentralstyret har innsyn, men ikke redigeringsmulighet i registret.

Fylkesledere, fylkeskasserere, lokallagsledere og lokallagskasserere har tilgang til medlemsregisteret, men kun tilgang til personopplysninger om medlemmer i sine respektive lag. Tillitsvalgte behandler personopplysninger for å sende ut informasjon til sine medlemmer, føre statistikk over medlemstall og komme i kontakt med sine medlemmer.

Medlemsregisteret krever innlogging med personlig passord.  

Kontaktinformasjon

Du kan logge inn i medlemsregisteret å oppdatere dine personopplysninger. Gå inn på www.nbu.no  og velg «min side». Logg inn med medlemsnummer og passord.  

Henvendelser eller spørsmål om dine personopplysninger kan sendes til:

hei@nbu.no
Telefon: 22 05 48 00

Norges Bygdeungdomslag
Postboks 9377, Grønland
0135 Oslo

Våre rutiner sentralt

Bilder: Benytter skjema for samtykke til å bruke bildene som tas på arrangementer i regi av sentralleddet.

Medlemsinformasjon: Tar imot innbetalinger, laster disse inn i registret, og knytter betalingen til hvert enkelt medlem. Sender ut faktura og betalingspåminnelser.

Kontakt: Sekretariatet sender ut informasjon til medlemmene, i hovedsak til tillitsvalgte, for at de skal være informert om hva som foregår i organisasjonen, og klar over rutiner m.m.. Medlemsbladet Bygdeungdommen sendes ut til alle betalende medlemmer tre ganger i året. Her sendes adresseliste til trykkeriet via en lukket dropbox. Det hender også at vi sender informasjon til hele organisasjonen, eller enkelte regioner pr. SMS og e-post, det gjøres via Sveve eller Mailchimp.

Avvik: Dersom vi oppdager avvik i personvernhåndteringen lagrer vi informasjon om avviket i en mappe på nettverket, slik at rutinene kan gjennomgås og rettes opp slik at det ikke gjentas.